Нотаріус не прийняв довіреність з-за кордону: чому так буває і що робити

Угода з квартирою призначена на завтра, а нотаріус каже: довіреність, яку чоловік оформив у Польщі, «перекладена не до кінця» або «оформлена не так». Ситуація типова — і здебільшого її можна виправити швидко, без нової поїздки за кордон. Розповідаємо, чому українські нотаріуси повертають іноземні довіреності і як підготувати документ так, щоб його прийняли з першого разу.

Чому нотаріус може не прийняти іноземну довіреність

Нотаріус в Україні працює лише з документами українською мовою. Довіреність, складену польською, німецькою чи іншою мовою, він прийме тільки з перекладом — і саме з перекладом найчастіше виникають проблеми.

• Переклад зробили за кордоном. Навіть якщо його виконав присяжний перекладач або засвідчив іноземний нотаріус, український нотаріус може його не прийняти. Надійний варіант — переклад в Україні, де підпис перекладача засвідчує український нотаріус.
• Перекладено не все. Перекладати треба весь документ: текст довіреності, посвідчувальний напис нотаріуса, печатки, штампи, написи на звороті, апостиль, якщо він є. Пропущена печатка чи штамп — достатня причина повернути документ.
• Імена не збігаються з паспортом. Якщо прізвище в перекладі записане інакше, ніж у закордонному чи внутрішньому паспорті, нотаріус не зможе ототожнити особу. Ім’я в перекладі має бути таким, як у паспорті.
• Немає апостиля. Для документів із більшості країн Гаазької конвенції — США, Канади, Німеччини, Італії, Іспанії — апостиль обов’язковий: без нього нотаріус не засвідчить навіть переклад.
• Повноважень недостатньо для угоди. Нотаріус перевіряє, чи дозволяє довіреність саме ту дію, яку ви збираєтеся вчинити. Якщо проблема у змісті, перекладом її не виправити — потрібна нова довіреність.

Довіреність із Польщі: апостиль потрібен?

Між Україною та Польщею діє договір про правову допомогу, тож за законом апостиль на польські документи для українських органів не потрібен. На практиці ж деякі установи й нотаріуси все одно його вимагають. Якщо апостиль уже стоїть — нічого страшного, документ від цього не втрачає сили. Його просто теж треба перекласти.

Детальніше — у статті чи потрібен апостиль на польські документи. Те саме стосується документів із Чехії, Болгарії, Угорщини, Румунії та інших країн, з якими в України є такі договори.

Довіреність, посвідчена в консульстві України

Якщо довіреність оформлена в консульстві України за кордоном, вона вже складена українською і не потребує ні перекладу, ні апостиля. Це найпростіший варіант для того, хто дає довіреність, якщо до консульства реально потрапити.

Що робити, якщо угода вже завтра

1. Надішліть фото всіх сторінок довіреності — разом зі зворотом, печатками й апостилем. Ми одразу скажемо, у чому проблема: у перекладі, в апостилі чи в самому тексті.
2. Принесіть оригінал у наш офіс у Житомирі або надішліть Новою поштою. Для нотаріального засвідчення перекладу потрібен саме оригінал.
3. Ми робимо повний переклад українською — з усіма печатками, штампами й написами — і засвідчуємо його в нотаріуса.
4. Ви передаєте готовий документ нотаріусу, який веде угоду. Якщо є сумнів, покажіть йому переклад заздалегідь.

Коли оригінал на місці зранку, у термінових випадках часто встигаємо того ж дня. Тому краще написати нам увечері, щойно ви дізналися про проблему.

Як не допустити такої ситуації

• Ще до підписання за кордоном узгодьте текст довіреності з нотаріусом в Україні, який вестиме угоду.
• Перевірте, щоб імена й дати народження були записані так само, як у паспортах.
• Переклад замовляйте в Україні, а не за кордоном.
• Закладіть кілька днів запасу між отриманням довіреності та датою угоди.

Надішліть фото довіреності в Telegram — скажемо, що потрібно саме у вашому випадку і скільки часу це займе. Про нотаріальне засвідчення перекладу — на сторінці нотаріальний переклад.

Питання