Нотариус не принял доверенность из-за границы: почему так бывает и что делать

Сделка с квартирой назначена на завтра, а нотариус говорит: доверенность, которую муж оформил в Польше, «переведена не до конца» или «оформлена не так». Ситуация типичная — и чаще всего её можно исправить быстро, без новой поездки за границу. Рассказываем, почему украинские нотариусы возвращают иностранные доверенности и как подготовить документ, чтобы его приняли с первого раза.

Почему нотариус может не принять иностранную доверенность

Нотариус в Украине работает только с документами на украинском языке. Доверенность на польском, немецком или другом языке он примет только с переводом — и именно с переводом чаще всего возникают проблемы.

• Перевод сделали за границей. Даже если его выполнил присяжный переводчик или заверил иностранный нотариус, украинский нотариус может его не принять. Надёжный вариант — перевод в Украине, где подпись переводчика заверяет украинский нотариус.
• Переведено не всё. Переводить нужно весь документ: текст доверенности, удостоверительную надпись нотариуса, печати, штампы, надписи на обороте, апостиль, если он есть. Пропущенная печать или штамп — достаточная причина вернуть документ.
• Имена не совпадают с паспортом. Если фамилия в переводе записана иначе, чем в загранпаспорте или внутреннем паспорте, нотариус не сможет идентифицировать человека. Имя в переводе должно быть таким, как в паспорте.
• Нет апостиля. Для документов из большинства стран Гаагской конвенции — США, Канады, Германии, Италии, Испании — апостиль обязателен: без него нотариус не заверит даже перевод.
• Полномочий недостаточно для сделки. Нотариус проверяет, разрешает ли доверенность именно то действие, которое вы собираетесь совершить. Если проблема в содержании, переводом её не исправить — нужна новая доверенность.

Доверенность из Польши: нужен ли апостиль?

Между Украиной и Польшей действует договор о правовой помощи, поэтому по закону апостиль на польские документы для украинских органов не нужен. На практике же некоторые учреждения и нотариусы всё равно его требуют. Если апостиль уже стоит — ничего страшного, документ от этого не теряет силы. Его просто тоже нужно перевести.

Подробнее — в статье нужен ли апостиль на польские документы. То же касается документов из Чехии, Болгарии, Венгрии, Румынии и других стран, с которыми у Украины есть такие договоры.

Доверенность, удостоверенная в консульстве Украины

Если доверенность оформлена в консульстве Украины за границей, она уже составлена на украинском и не требует ни перевода, ни апостиля. Это самый простой вариант для того, кто даёт доверенность, если до консульства реально попасть.

Что делать, если сделка уже завтра

1. Пришлите фото всех страниц доверенности — вместе с оборотом, печатями и апостилем. Мы сразу скажем, в чём проблема: в переводе, в апостиле или в самом тексте.
2. Принесите оригинал в наш офис в Житомире или отправьте Новой почтой. Для нотариального заверения перевода нужен именно оригинал.
3. Мы делаем полный перевод на украинский — со всеми печатями, штампами и надписями — и заверяем его у нотариуса.
4. Вы передаёте готовый документ нотариусу, который ведёт сделку. Если есть сомнения, покажите ему перевод заранее.

Когда оригинал на месте утром, в срочных случаях часто успеваем в тот же день. Поэтому лучше написать нам вечером, как только вы узнали о проблеме.

Как не допустить такой ситуации

• Ещё до подписания за границей согласуйте текст доверенности с нотариусом в Украине, который будет вести сделку.
• Проверьте, чтобы имена и даты рождения были записаны так же, как в паспортах.
• Перевод заказывайте в Украине, а не за границей.
• Заложите несколько дней запаса между получением доверенности и датой сделки.

Пришлите фото доверенности в Telegram — скажем, что нужно именно в вашем случае и сколько времени это займёт. О нотариальном заверении перевода — на странице нотариальный перевод.

Вопросы