Іноземні документи без апостиля: чому нотаріус відмовляє

Типова ситуація: установа в Україні просить документ зі США чи іншої країни Гаазької конвенції — Канади, Німеччини, Іспанії, Італії, Франції, навіть Аргентини — «з нотаріальним перекладом». Людина замовляє переклад, а нотаріус відмовляється засвідчувати підпис перекладача, бо на документі немає апостиля. Пояснюємо, чому так і що робити.

Що каже закон

Правило записане у статті 100 Закону України «Про нотаріат»:

«Документи, які складено за кордоном з участю іноземних органів влади або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.»

Тобто нотаріус може працювати з іноземним офіційним документом лише тоді, коли той легалізований. Без цього — тільки якщо виняток прямо передбачений законом або міжнародним договором.

Такий виняток — договори про правову допомогу: документи Польщі, Чехії, Угорщини, Болгарії та низки інших країн діють в Україні взагалі без апостиля. Детально розібрали на прикладі Польщі — чи потрібен апостиль на польські документи.

Виняток у винятку — довідка про податкове резидентство. Договори про правову допомогу стосуються цивільних, сімейних і кримінальних справ, а не податкових документів. Тому довідку про резидентство нерезидента (certificate of tax residence) для української податкової апостилюють навіть у Румунії, Чехії, Польщі чи Молдові — ДПС прямо роз’яснила це у 2025 році (лист від 26.06.2025 № 16234/7/99-00-21-02-03-07, ЗІР 102.16). Якщо довідку видали в електронній формі, на неї потрібен електронний апостиль: його перевіряють за посиланням, а нотаріус засвідчує роздруківку і переклад.

Чому потрібен саме апостиль

Україна — учасниця Гаазької конвенції 1961 року, як і США, Канада, Німеччина, Іспанія, Італія, Франція, Аргентина та ще понад сто країн. Між учасницями замість консульської легалізації ставлять апостиль: один штамп у країні, яка видала документ.
Без апостиля обходяться лише країни, з якими в України є договір про правову допомогу — наприклад, Чехія чи Молдова. З країнами, переліченими вище, такого винятку немає.
Якщо країна не входить до Гаазької конвенції, замість апостиля потрібна консульська легалізація.

«Я беру відповідальність на себе» — чому це не працює

Відповідальність тут розподілена законом, і клієнт не може взяти її на себе. Перекладач відповідає за вірність перекладу, нотаріус — за правильність оформлення нотаріальної дії. Засвідчити переклад з нелегалізованого документа означає порушити порядок нотаріальної дії, і відповідати за це буде нотаріус, а не клієнт. Тому заява чи розписка нічого не змінює: відмова тут не перестраховка, а обов’язок нотаріуса.

Де поставити апостиль

Апостиль ставить уповноважений орган тієї країни, яка видала документ. В Україні його не поставлять. Кілька прикладів:

США. Документи штату — свідоцтва про народження, шлюб і розлучення, витяги з DMV (наприклад, Driver Record), рішення судів штату: Secretary of State того штату, який видав документ. Федеральні документи, наприклад довідка про несудимість FBI: U.S. Department of State.
Канада. Global Affairs Canada; документи провінцій Альберта, Британська Колумбія, Онтаріо, Квебек і Саскачеван апостилюють органи цих провінцій.
Італія. Документи органів влади, зокрема свідоцтва РАЦС, — префектура; судові й нотаріальні документи — прокуратура при суді.
Німеччина. Залежно від виду документа — органи федеральної землі, де його видано, або суд.

Перелік органів кожної країни є на сайті Гаазької конвенції. Багато країн приймають запити поштою або онлайн, тож їхати туди особисто зазвичай не потрібно.

Апостиль ставлять на оригінал або на офіційну завірену копію, яку видав сам орган. Звичайна ксерокопія не підійде. Перекладати потім треба і документ, і сам штамп апостиля.

А якщо нотаріальне засвідчення не потрібне?

Звичайний переклад, з підписом перекладача й печаткою бюро, можна зробити майже з будь-якого документа, і апостиль для цього не потрібен. Виняток — документи, що порушують честь і гідність особи, та незаконні документи, наприклад підроблені: таких ми не перекладаємо. Але чи прийме такий переклад установа, вирішує сама установа. Перш ніж замовляти, уточніть там, який саме переклад потрібен, щоб не платити двічі.

Як ми допомагаємо

Підкажемо, куди звертатися за апостилем у країні, яка видала ваш документ.
Перекладемо документ разом з апостилем і засвідчимо переклад у нотаріуса. Перекладаємо понад 45 мовами.
Приїжджати до Житомира не обов’язково: оригінал надсилаєте Новою поштою, готовий документ відправляємо так само.

Надішліть фото документа в Telegram — скажемо, чи потрібен апостиль саме вашому документу і що робити далі. Детальніше про нотаріальне засвідчення перекладу і про те, коли потрібен апостиль.