УКРРУСENG
ГлавнаяПеревод документовНотариальное заверениеАпостильНужен ли апостиль?Консульская легализацияДипломы для WESДля консульстваЦеныВопросыНовостиКонтакты

Иностранные документы без апостиля: почему нотариус отказывает

Типичная ситуация: учреждение в Украине просит документ из США или другой страны Гаагской конвенции — Канады, Германии, Испании, Италии, Франции, даже Аргентины — «с нотариальным переводом». Человек заказывает перевод, а нотариус отказывается заверять подпись переводчика, потому что на документе нет апостиля. Объясняем, почему так и что делать.

Что говорит закон

Правило записано в статье 100 Закона Украины «О нотариате»: документы, составленные за границей с участием иностранных органов власти или исходящие от них, нотариус принимает только после их легализации. Без легализации — лишь в случаях, предусмотренных законодательством Украины или международными договорами, в которых она участвует.

Такое исключение — договоры о правовой помощи: документы Польши, Чехии, Венгрии, Болгарии и ряда других стран действуют в Украине вообще без апостиля. Подробно разобрали на примере Польши — нужен ли апостиль на польские документы.

Исключение из исключения — справка о налоговом резидентстве. Договоры о правовой помощи касаются гражданских, семейных и уголовных дел, а не налоговых документов. Поэтому справку о резидентстве нерезидента (certificate of tax residence) для украинской налоговой апостилируют даже в Румынии, Чехии, Польше или Молдове — ГНС прямо разъяснила это в 2025 году (письмо от 26.06.2025 № 16234/7/99-00-21-02-03-07, ЗІР 102.16). Если справка выдана в электронном виде, на неё нужен электронный апостиль: его проверяют по ссылке, а нотариус заверяет распечатку и перевод.

Почему нужен именно апостиль

  • Украина — участница Гаагской конвенции 1961 года, как и США, Канада, Германия, Испания, Италия, Франция, Аргентина и ещё более ста стран. Между участницами вместо консульской легализации ставят апостиль: один штамп в стране, которая выдала документ.
  • Без апостиля обходятся только страны, с которыми у Украины есть договор о правовой помощи — например, Чехия или Молдова. Для стран, перечисленных выше, такого исключения нет.
  • Если страна не входит в Гаагскую конвенцию, вместо апостиля нужна консульская легализация.

«Я беру ответственность на себя» — почему это не работает

Ответственность здесь распределена законом, и клиент не может взять её на себя. Переводчик отвечает за верность перевода, нотариус — за правильность оформления нотариального действия. Заверить перевод с нелегализованного документа — значит нарушить порядок нотариального действия, и отвечать за это будет нотариус, а не клиент. Поэтому заявление или расписка ничего не меняют: отказ здесь не перестраховка, а обязанность нотариуса.

Где поставить апостиль

Апостиль ставит уполномоченный орган той страны, которая выдала документ. В Украине его не поставят. Несколько примеров:

  • США. Документы штата — свидетельства о рождении, браке и разводе, выписки из DMV (например, Driver Record), решения судов штата: Secretary of State того штата, который выдал документ. Федеральные документы, например справка о несудимости FBI: U.S. Department of State.
  • Канада. Global Affairs Canada; документы провинций Альберта, Британская Колумбия, Онтарио, Квебек и Саскачеван апостилируют органы этих провинций.
  • Италия. Документы органов власти, в том числе свидетельства ЗАГС, — префектура; судебные и нотариальные документы — прокуратура при суде.
  • Германия. В зависимости от вида документа — органы федеральной земли, где он выдан, или суд.

Перечень органов каждой страны есть на сайте Гаагской конвенции. Многие страны принимают запросы по почте или онлайн, так что ехать туда лично обычно не нужно.

Апостиль ставят на оригинал или на официальную заверенную копию, выданную самим органом. Обычная ксерокопия не подойдёт. Переводить потом нужно и документ, и сам штамп апостиля.

А если нотариальное заверение не нужно?

Обычный перевод, с подписью переводчика и печатью бюро, можно сделать почти с любого документа, и апостиль для этого не нужен. Исключение — документы, которые нарушают честь и достоинство человека, и незаконные документы, например поддельные: такие мы не переводим. Примет ли учреждение перевод без нотариуса, решает само учреждение. Прежде чем заказывать, уточните там, какой именно перевод нужен, чтобы не платить дважды.

Как мы помогаем

  • Подскажем, куда обращаться за апостилем в стране, которая выдала ваш документ.
  • Переведём документ вместе с апостилем и заверим перевод у нотариуса. Переводим более чем с 45 языков.
  • Приезжать в Житомир не обязательно: оригинал отправляете Новой почтой, готовый документ возвращаем так же.

Пришлите фото документа в Telegram — скажем, нужен ли апостиль именно вашему документу и что делать дальше. Подробнее о нотариальном заверении перевода и о том, когда нужен апостиль.